Siklus Pengelolaan Kas

Siklus Pengelolaan Kas

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di Negara dimana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Kas merupakan alat pertukaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transksi perusahaan, setiap saat diinginkan.

Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan kas akan selalu terpengaruh.

Anggaran kas yang dikelola dengan baikmsangat dieprlukan dalam administrasi, karena anggaran kas merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas dalam periode tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk merencanakan penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk menyediakan kas yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.

1.2  Rumusan Masalah

Dari uraian diatas timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Siklus Pengelolaan Kas, yaitu :

1)      Apakah yang di maksud dengan  Kas?

2)      Dokumen-dokumen apa saja kah yang diperlukan dalam pengelolaan kas?

3)      Catatan-catatan apa saja yang dipakai dalam penyusunan siklus pengelolaan kas?

4)      Bagaimana Fowchart yang digunakan?

5)      Apa Job Desk masing-masing dari setiap elemen pekerja?

1.3  Tujuan penulisan

1)      Merupakan tugas dari matakuliah Sistem Informasi Akuntansi dan untuk melatih kemampuan seorang mahasiswa dalam membuat makalah guna meningkatakan kemampuan matakuliah Sistem Informasi Akuntansi .

2)      Agar kita bisa mengetahui lebih jauh tentang bagaimana Siklus Pengelolaan Kas dalam perusahaa,

3)      Untuk pembalajaran dan pengembangan dimasa mendatang.

1.4  Manfaat Penuliasan

Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah:

1)      Bermanfaat suatu proses belajar untuk mengetahui mengenai Siklus Pengelolaan Kas.

2)      Untuk menambah pengetahuan dan informasi, dan menumbuhkan kreativitas, untuk berpikir ke masa yang akan datang.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Kas

            Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

 2.2 Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

      Karakteriktis Kas Kecil

a)      Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

b)      Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari

c)      Disimpan di tempat khusus, misalnya di kotak kecil yang biasa disebut petty cash box.

d)     Ditangani oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (junior cashier)

2.3   Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil

a)     Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Contoh dari bukti penerimaan dana kas kecil adalah cek, cek tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk untuk mengelola dana kas kecil. Cek yang telah dikeluarkan atau ditarik oleh perusahaan untuk dana kas kecil akan diuangkan ke bank oleh kasir, dan setelah uang tersebut diterima maka akan menjadi dana kas kecil yang akhirnya dicatat dalam buku dana kas kecil.

b)     Bukti Transaksi

Pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil akan memeroleh bukti transaksi.

c)      Peralatan Menulis

Berbagai peralatan tulis yang digunakan untuk mencatat berbagai transaksi dana kas kecil di buku kas kecil, mencatat transaksi pada jurnal, serta mencatat rekapitulasi dana kas kecil

d)     Alat untuk menghitung

Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai. Adapun mesin kasir (cash register) adalah suatu peralatan mekanik maupun elektronik untuk menghitung dan mencatat transaksi yang biasanya terintegrasi dengan laci (cash drawer) untuk menyimpan sejumlah mata uang.

e)     Formulir jurnal

Formulir jurnal berfungsi untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

f)       Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil

Formulir penerimaan dana kas kecil digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Adapun formulr pengeluaran kas kecil dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil

g)     Buku kas kecil

Buku catatan yang diselenggarakan oleh pemegang kas kecil untuk mengklasifikasikan pengeluaran – pengeluaran dari kas kecil. Buku ini berfungsi sebagai memorandum dan bukan merupakan bagian dari sistem kas kecil, artinya jika perusahaan menyelenggarakan kas kecil, maka tidak menjadi keharusan untuk menyelenggarakan buku kas kecil ini

2.4 Peralatan / Dokumen yang Dibutuhkan

1)      Bukti Kas Keluar

Dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2)     Cek

Cek adalah suatu cara pembayaran yang menginstruksikan suatu lembaga keuangan, misalnya bank, untuk membayar sejumlah nilai tertentu dengan mata uang tertentu dari rekening tertentu milik pemberi instruksi pada lembaga tersebut kepada orang / badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek pihak pembayar maupun penerima pembayaran dapat berupa individu maupun badan hukum.

Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank

3)     Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen yang digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4)     Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti – bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5)     Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen yang dibuat  oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada financial controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan.

Bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana kas kecil harus diisi dengan cara berikut.

ü  Pemegang kas kecil mengajukan permintaan kepada bendahara kas

ü   Pemegan kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti –bukti pengeluaran kas kecil

ü  Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali kas dan memberikan dan sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

2.5  Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:

1.      Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi) oleh fungsi kas.

2.      Register Check (Check Register)

Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil.

3.      Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book)

Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

2.6  Pihak-Pihak yang Terkait dengan Pengelolaan Kas Kecil

Dalam penyelenggaraan administrasi kas kecil terkait dengan beberapa fungsi:

o   Fungsi kas

Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.

o   Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:

Ø  Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan kas kecil.

Ø  Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil

Ø  Pencatatan penngisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

Ø  Pencatatan pegeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

Ø  Pembuatan bukti kas keluar yanng memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

Ø  Fungsi Pemegang dana Kas Kecil

Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

o   Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai

Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Atas pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil.

o   Fungsi pemeriksa intern.

Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas kecil.

2.7  Prosedur Pembentukan dan Pertanggungjawaban dana Kas Kecil

Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain;

1)      Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut:

ü  Menerima surat keputusan mengeni pembentukan dana kas kecil dari Direktur/manajemen keuangan

ü  Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (tiga) lembar.

ü  Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar

ü  Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

·         Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

·         Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.

ü  Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.

ü  Memcatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar.

ü  Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembengtukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.

2)   Bagian Kasir/Kasa

Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai berikut:

ü  Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang.

ü  Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.

ü  Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2, dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil.

ü  Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:

·         Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan

·         Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.

3)   Pemegang Dana Kas Kecil

Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain;

o   Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.

o   Menguangkan cek ke bank

o   Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank

o   Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal

4)   Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai berikut:

o   Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang

o   Mencatat bukti kas keluar dari register cek.

o   Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.

2.8 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a)      Pembentukan Dana Kas Kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh:          Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                                                 Maret 1  Kas Kecil     .................       Rp 100.000,00

                                                                        Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                            (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b)      Pembayaran Melalui Kas Kecil

Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c)      Pengisian kembali kas kecil

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh:   Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15  Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                                                Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                                                Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                                                Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                                Kas   ..........................................................   Rp 87.000,00

                                                            (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

2.9  Prosedur Pengeluaran Kas

1)      Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

2)      Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 

3)      Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.

4)      Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.

5)      Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier. 

6)      Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 

7)      Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

8)      Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

2.10  Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Terdapat dua metode yang dapat digunakan dalam pencatatan kas kecil, yaitu :

      Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlah uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya. Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan. Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).

      Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa FluctuationMethod merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan kas akan selalu terpengaruh.. Kas kecil atau petty cash adalah dana kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran perusahaan yang tidak materiil atau terlalu kecil dan tidak efektif jika menggunakan chek. Peralatan/dokumen yang digunakan dalam administrasi kas kecil antara lain Bukti Kas Keluar, Cek, Permintaan Pengeluaran Kas Kecil, Bukti pengeluaran Kas Kecil, Bukti Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. Catatan Akuntansi yang digunakan antara lain Jurnal Pengeluaran Kas, Register Check, dan Jurnal Pengeluaran Dana kas Kecil (buku Kas Kecil) . Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengelolaan kas kecil dalam suatu perusahaan antara lain; Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi, Fungsi Pemegang kas Kecil, Fungsi yang memerlukan pembayaran Tunai, Fungsi Pemeriksa Intern.

3.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan dan implikasi makalah ini, maka penulis menyampaikan saran yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa dan dosen dalam proses pembelajaran, sehingga hasil belajar mahasiswa meningkat. Anggaran kas yang dikelola dengan baik sangat dieprlukan dalam administrasi, karena anggaran kas merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas dalam periode tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk merencanakan penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk menyediakan kas yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.

DAFTAR PUSTAKA

• http://materi-dana-kas-kecil_24.html
• http://materi-mengelola-dana-kas-kecil-ap.html
• http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html
• http://monicaganda.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html
• http://ferrylaurensius.files.wordpress.com/2009/07/siklus-pengeluaran1.pdf
• http://esterlyan92.blogspot.com/2012/04/siklus-pengeluaran-kas.html