Siklus Penggajian dan Pengupahan

SIKLUS PENGGAJIAN ATAU PENGUPAHAN

1.  Definisi Penggajian

Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi mendefinisikan gaji (salary) sebagai pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara perbulan.

Kegiatan / aktivitas siklus Penggajian

Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap kerena ; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik. Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji ke karyawannya yaitu:

1. Melakukan up-date file induk penggajian

Aktivitas penting yang dilakukan manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan filepenggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan penerimaan tenaga kerja, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat gaji, penyesuaian gaji karyawan.

2. Perubahan tarif pajak adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan tarif dan pemotongan pajak lainnya
3. Keabsahan waktu dan data kehadiran, yaitu terdiri dari :

·                 Skema pembayaran yaitu bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar untuk setiap giliran kerja. Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi tentang jumlah jam kerja yang diperoleh oleh karyawan semasa waktu pembayaran dilakukan. Peluang untuk menggunakan teknologi informasi yaitu agar lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan.

4. Menyiapkan daftar penggajian yaitu pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotorisasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut.
5. Pembayaran daftar gaji yaitu pada perkembangan ini ,system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindahbukukan ke rekening karyawan bersangkutan.cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan.
6. Kalkulasi kompensasi dan pajak yaitu perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Pajak penghasilan dan potongan lain-lain yaitu  membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya  dari setiap pegawai.

2. 3 fungsi dasar pada siklus penggajian adalah:

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

3. Aktivitas Siklus Penggajian :

1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

D.    Unsur pengendalian intern

Unsur Pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:386) :

1.      Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

2.      Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff dan upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

3.      Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.

4.      Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5.      Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

E.    Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1. Petugas Absensi
2. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
3. Karyawan
4. Pemerintah
5. Asuransi
6. Bank
7. Pimpinan

6. Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penggajian

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi dalam bukunya adalah sebagai berikut :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, dll.

2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, dan sebagainya.

5. Rekap daftar gai dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan Gaji dan Upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gai atau upah.

7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam, amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

7. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang dikemukakan oleh Mulyadi dalambukunya, adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari  karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2.            Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

3.            Fungsi pembuat daftar gaji

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat  daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatab bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

4.    Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian dana pengupahan berada di tangan :               

a.       bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah

b.       bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja

c.       bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

5.    Fungsi keuangan

Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

8. Job Description Siklus Penggajian :

1.      Petugas Absensi

• Menjaga bagian check lock / finger print
• Mengecek absensi karyawan
• Membuat daftar absensi karyawan
• Membuat daftar lembur karyawan

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

• Membuat daftar gaji karyawan
• Membuat daftar upah lembur karyawan
• Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan
• Menghitung Biaya Asuransi Karyawan
• Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas
• Menyetor uang ke bank
• Membuat laporan penggajian

3. Karyawan

• Menerima slip penggajian
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank

4. Pemerintah

• Menerima slip pajak penghasilan
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank

5. Asuransi

• Menerima slip biaya asuransi
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank

6. Bank

• Menerima daftar gaji&lembur karyawan
• Menerima daftar pajak penghasilan karyawan
• Menerima daftar biaya asuransi karyawan
• Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan
• Membuat slip gaji&lembur karyawan
• Membuat slip pajak penghasilan karyawan
• Membuat slip biaya asuransi karyawan
• Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)

7. Pimpinan

• Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia
• Mengecek laporan penggajian
• Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

9. Prosedur-Prosedur Sistem Penggajian

Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan secara manual terdiri dari :

1.            Departemen personalia

Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangakata karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut :

ü  Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan

ü  Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji

ü  Lembar ke 3 diserahkan ke penyedia atasan langsungnya

ü  Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi diarsipkan urut abjad.

2.            Supervisor

Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi biaya.

3.            Karyawan baru 

Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dai atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.

4.            Bagian gaji

Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat cataan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gai sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut : lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan, dan lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

(1) mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad

(2)  memperbaharui catatan gaji kumulatif, dan

(3) mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad.

5.            Bagian keuangan

Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. Membuat dan menandatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.

6.            Bagian akuntansi

Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar.

10. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

1. Jurnal umum

Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2. Kartu harga pokok produk

Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4. Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.